פורסמה לציבור הנוטריונים טיוטה לתיקון החוק הנוטריוני ועריכת אישור נוטריוני דיגיטלי

תוכן עניינים

פורסמה לציבור הנוטריונים טיוטת תיקון התקנות ותקנון שכר שירותים ותיקון החוק בהתאמה לשינויי הקורונה ועריכת אישור נוטריוני דיגיטלי

מנהלת המחלקה לרישוי נוטריונים פרסמה  טיוטת תיקון לתקנות הנוטריונים ולתקנות שכר שירותים, שעיקרו הסדרת עריכת אישור נוטריוני באמצעים דיגיטליים. התיקון יתאים את השירות הנוטריוני לעידן הדיגיטלי ויצעיד את המקצוע קדימה. מובן, כי כל החובות המהותיות המוטלות על הנוטריון בעת עריכת האישור הנוטריוני, ובכל זאת, נוכחות החותם בפני הנוטריון, זיהוי החותם, בירור כשרותו המשפטית וכיו"ב, יחולו גם בעריכת אישור אלקטרוני.

התיקון יפורסם בימים הקרובים להערות הציבור באתר החקיקה הממשלתי.

טיוטת תקנות עבודת נוטריון באופן דיגיטלי לכל מטרות עבודת הנוטריון

  • שם התקנות המוצעות

תקנות הנוטריונים (אישור נוטריוני אלקטרוני ותיקונים נוספים), התש"ף – 2020

  • מטרת התקנות המוצעות והצורך בהן

מטרת תיקון זה היא להתאים את השירות הנוטריוני לעידן הדיגיטלי, באופן שיאפשר לנוטריון לערוך אישור נוטריונים דיגיטליים, שהשימוש בהם הולך וגובר ונעשה שכיח ביותר. מובן, כי כל החובות המהותיות המוטלות על הנוטריון בעת עריכת האישור הנוטריוני, ובכלל זאת זיהוי החותם, בירור כשרותו המשפטית וכיו"ב, חלות גם בעריכת האישור האלקטרוני.

המתווה המוצע גובש בהתאם לאפשרויות הקיימות בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001 ותוך כדי כך שימור ייחודו של האישור הנוטריוני.

עבודת הנוטריון ומתן אישורי נוטריון עובר שלב אחד קדימה לעולם הדיגיטלי
עבודת הנוטריון ומתן איושרי נוטריון עובר שלב אחד קדימה לעולם הדיגיטלי אנו מעניקים אישורי נוטריון ונשמח לסייע 050-6914314

מטרה נוספת של התיקון היא להרחיב את השימוש בטכנולוגיות במסגרת הקשר עם הציבור ולהפוך את השירותים הניתנים לציבור לשירותים הדיגיטליים. זאת, כדי לשפר את השירות הניתן לציבור ולייעל אותו. מטרות אלה עולות בקנה אחד עם מדיניות הממשלה בנושא (למשל, החלטה מס' 1046 מיום 15.12.2013).

נוסף על האמור, הנוסח המוצע כולל מספר תיקונים בקשר לעבודת הנוטריון, וזאת בהמשך להליך טיוב רגולוציה שנערך בשנים 2017-2018 במשרד המשפטים.

  • תיקון לחוק הנוטריונים יאפשר עריכת אישורים נוטריונים דיגיטליים

מטרת תיקון זה היא להתאים את השירות הנוטריוני לעידן הדיגיטלי, באופן שיאפשר לנוטריון לערוך אישור נוטריונים דיגיטליים, שהשימוש בהם הולך וגובר ונעשה שכיח ביותר. מובן, כי כל החובות המהותיות המוטלות על הנוטריון בעת עריכת האישור הנוטריוני, ובכלל זאת זיהוי החותם, בירור כשרותו המשפטית וכיו"ב, חלות גם בעריכת אישור האלקטרוני.

המתווה המוצע גובש בהתאם לאפשרויות הקיימות בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001 ותוך כדי כך שימור ייחודו של האישור הנוטריוני.

מטרה נוספת של התיקון היא להרחיב את השימוש בטכנולוגיות במסגרת הקשר עם הציבור ולהפוך את השירותים הניתנים לציבור ולייעל אותו. מטרות אלה עולות בקנה אחד עם מדיניות הממשלה בנושא (למשל,

נוסף על האמור, הנוסח המוצע כולל מספר תיקונים בקשר לעבודת הנוטריון, וזאת בהמשך להליך טיוב רגולוציה שנערך בשנים 2017-2018 במשרד המשפטים.

להלן התיקונים המוצעים בעבודת הנוטריון אשר תהיה מותאמת לעידן הדיגיטלי

הסדרת עריכת אישורים נוטריונים באופן דיגיטלי (תיקון תקנה 9, הוספת תקנה 19א, תיקון תקנה 24, תיקון התוספת השניה והוספת התוספת החמישית) –

פורסמה טיוטת הצעת הסדרת עריכת אישורים נוטריונים באופן דיגיטלי (תיקון תקנה 9, הוספת תקנה 19א, תיקון תקנה 24, תיקון התוספת השניה והוספת התוספת החמישית) –
פורסמה טיוטת התקנות לעריכת אישורים נוטריוניים באופן דיגיטלי

השינוי הראשון- הוספת תקנה 19א – התקנה נועדה להסדיר עריכת אישורים נוטריונים באופן דיגיטלי. הסדר זה יחול במקביל להסדר הקיים, כך שהאמצעים הפיזיים לעריכת מסמך נוטריוני יוחלפו באמצעים דיגיטליים, אשר יספקו מענה שלם לייחודו של האישור הנוטריוני בעולם הדיגיטלי. יודגש, ההסדר הפיזי הקיים ימשיך לעמוד בתוקפו, והחובות המהותיות המוטלות על הנוטריון ביחס לעריכת המסמך הנוטריוני (כגון בירור הכשרות המשפטית וחופשיות הרצון) יחולו גם ביחס למסמך שנערך באופן אלקטרוני. ניתן יהיה לבחור בין עריכת מסמך נוטריוני באופן פיזי או באופן דיגיטלי, וביחס לכל אחד מהם יחול הסדר עצמאי שלם.

כלומר, תהליך הכנת אישור מסמך נוטריוני יכלול את הכנת המסמך (לדוגמא, אישור תרגום) כקובץ דיגיטלי, והחתימה עליו תיעשה באמצעות חתימה אלקטרונית במקום חתימה פיזית. במקרה של מסמך נוטריוני הכרוך בחתימתו של לקוח, הלקוח יוכל לחתום בחתימה פיזית על גבי נייר, כך שהנייר עליו חתם הלקוח ייסרק, והקובץ של המסמך הסרוק יצורף לאישור הנוטריוני ולנספחים וכל המסמכים יחד ייחתמו בחתימה נוטריונית אלקטרונית כקובץ אחד. באופן דומה, במקרה בו נדרש אישור נוטריוני של קובץ שנחתם דיגיטלית (בין אם מדובר בקובץ שנערך במקור באופן דיגיטלי ובין אם מדובר במסמך שנחתם אלקטרונית על ידי הלקוח, בפני נוטריון), אתו הקובץ יצורף לאישור הנוטריוני והם ייחתמו יחד ע"י חתימת הנוטריון האלקטרונית.

            יובהר, כי אין בהסדר כדי לפטור את הנוטריון מחובת המפגש הפרונטלי עם חותם המסמך.

אישור נוטריוני בא להבטיח את מהימנותו של מסמך, כך שבקרב הציבור תהא ודאות כי המסמך נערך במועד מסוים, וכי לא נערך בו כל שינוי לאחר מועד עריכתו. מכאן גם מעמדו של האישור הנוטריוני כתעודה ציבורית (סעיף 29 לפקודת הראיות) וכראיה מספקת בהליך משפטי (סעיף 19 לחוק הנוטריונים).

הכלים הפיזיים המגשימים תכלית זו הם דרישות צורניות שונות: מידות המסמך, מספור הנספחים לו וראשי התיבות עליהם, חתימת הנוטריון, קשירת האישור הנוטריוני בסרט ובתו אדום וחותם. הכלים הדיגיטליים המוצעים לצורך הגשמת התכלית האמורה הם, בראש ובראשונה, חתימה אלקטרונית מאושרת, אשר מבטיחה את היותו של המסר אותנטי, שלם וכזה שלא ניתן לערוך בו שינוי לאחר מועד עריכתו. בנוסף, מוצע לקבוע מידות ודרישות צורניות שונות וכן הסדר בדבר "נראות" המסמך שנועד להחליף את חותם הנוטריון ואת התו האדום: חותם אלקטרוני של הנוטריון בשחור על רקע תו אדום ובצורה גרפית המפורטת בתוספת החמישית. שילוב החתימה האלקטרונית המאושרת עם המאפיינים הצורניים שנקבעו בהסדר הדיגיטלי המוצע יקלו על הציבור לזהות את המסמך כמסמך נוטריוני.

הטבלה הבאה מדגימה את ההקבלות בין ההסדר הפיזי הקיים לזה של עריכת אישור נוטריוני באופן דיגיטלי האלקטרוני המוצע:

הסדר פיזיהסדר דיגיטלי
תקנה 11 נספחים – ראשי תיבות על כל עמוד ואות / מספר על כל נספחתקנה 19א(ב) – סימון המקשר כל חלק הנוטריוני לנספח המוזכר בו באופן חד ערכי. במקרה זה ציון ראשי תיבות – לא נדרש
תקנות 12 ו-13 – שינויים ומחיקות באישור הנוטריוני, במסמכים ובנספחיםתקנה 19א(א) סיפא – תקנות 12 ו-13 שעניינן דרישות מהנוטריון במצב של ביטול מחיקות ושינויים אינן רלבנטיות לגבי אישור נוטריוני דיגיטלי, שכן לאחר שניתן אישור נוטריוני דיגיטלי ממילא אין אפשרות לערוך בו כל שינוי. שינוי מצריך אישור נוטריוני דיגיטלי מחודש. משכך, כל עוד האישור הוא פיזי, התקנות יחולו אך במעבר לאישור דיגיטלי, מתייתר הצורך לפעול ע"פ ההוראות הכללות בהן.
חתימת הנוטריון באישור הנוטריוני – תקנה 18ההסדר החלופי הוא חתימה אלקטרונית מאושרת כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, תשס"א-2001.
חותם וקשירה בסרט ותו אדום כמשמען בתקנות 18 ו-19הטבעת חותם אלקטרוני של הנוטריון בזהב על רקע אדום, בצדו השמאלי התחתון. חותם אלקטרוני בתקנת משנה זו – מסר אלקטרוני בצורה הגרפית המוצגת החמישית; הוראות תקנות 18 ו-19 לא יחולו;
תקנה 22 שמירת העתקים + עיוןתקנה 19א(ג) – יש להתאים את הוראות תקנה לעולם הדיגיטלי כך שנוטריון ישמור אצלו באופן אלקטרוני כל אישור נוטריוני אלקטרוני שהוא מוציא תחת ידיו, ובכלל זאת מסמכים נוספים המצורפים לעתים לאישור בהתאם להוראות תקנות אלה (כגון: תרגום, תעודה רפואית, ראיות בדבר זכות חתימה בשם אחר, תצהיר מתורגמן). כל זאת, במערכת שתחייב הזדהות אישית של הנוטריון ותהיה מאובטחת ומגובה.       באשר למתן זכות עיון באישורים נוטריונים אלקטרוניים – בהקשר זה לא נדרשת יצירת הסדר מקביל, שכן מימוש הזכות יכול להיעשות באמצעות שליחת המקור במדיה דיגיטלית או באמצעות יצירת פלט פיזי של האישור, בהתאם לצרכי הלקוח.
הטבלה הבאה מדגימה את ההבדלים בין המצב הקודם לשינוי המוצע על פי תקנות הנוטריונים החדשות

תקנת משנה 19א(ד) – לאור מעמדו המשפטי המיוחד של האישור הנוטריוני ולאור החשיבות הטמונה בשמירת על שלמות האישור הנוטריוני – בין זה פיזי ובין זה האלקטרוני – מוצע לקבוע במפורש כי פלט של אישור נוטריוני דיגיטלי אינו מהווה מקור, שכן הוא פוגם בשלמות האישור. בהתאם, מוצע לקבוע כי תקנות אלו ייכנסו לתוקפן עם ביטולו של סעיף 6 האמור.

הוועדה מציעה לקבוע כי פלט של אישור נוטריוני דיגיטלי אינו מהווה מקור שכן הוא פוגע בשלמות האישור
ועדת הנוטריונים מציעה לקבוע כי פלט של אישור נוטריוני דיגיטלי אינו מהווה מקור

תיקון תקנה 9, תיקון התוספת השניה והוספת התוספת החמישית – מוצע להתאים את הטפסים שבתוספת לתקנות לאפשרות לעריכת מסמך נוטריוני אלקטרוני. כך, בכל מקום שבו נדרשת חתימת יד וחותם, ייכתב במפורש בטופס כי מדובר בחתימה אלקטרונית מאושרת ובחותם אלקטרוני. בנוסף, התיקון נותן מענה לצורך לסמן מסמכים או נספחים אלקטרוניים שלא ניתן לסמנם באות או במספר, כך שבאישור הנוטריוני האלקטרוני הנוטריון יתאר את המסמך או הנספח באופן מילולי.

תיקון תקנה 24 – כיום, קובעת התקנה כי על הנוטריון לנהל כרטסת בה תתועד כל פעולה שלו – מהותה, מועד עשייתה ומספרו הסידורי של האישור הנוטריוני. כדי להבטיח שכרטסת הנוטריון תשקף נאמנה את כלל פעולותיו, הן הפיזיות והן הדיגיטליות, ועל מנת לשמור על רצף המיספור של האישורים הנוטריונים כולם, מוצע לקבוע כי כחלק מתיעוד האישורים הנוטריונים האלקטרוניים, יציין הנוטריון בכרטסת באופן מופרש גם את עובדת היותו של אישור אלקטרוני.

שיפור ההסדרים הנוגעים לעבודת הנוטריון:

עריכת אישור נוטריוני עבור לקוח מאושפז או מרותק למיטתו (תיקון תקנה 4(ה), תיקון התוספת הראשונה)

– על פי הקבוע בתקנה 4(ה), כאשר הלקוח מאושפז בבית חולים או "מרותק למיטתו", על הנוטריון לקבל תעודה רפואית המעידה על כשרותו של הלקוח לבצע את הפעולה המשפטית נשוא האישור הנוטריוני. בשל הנוסח הדווקני של התקנה, בפסיקת בתי המשפט הורחבה החובה לקבל תעודה רפואית גם למצבים שבהם כשירותו המשפטית של הלקוח לא נפגעה כתוצאה מהיותו מרותק למיטה. על כן, מוצע לקבוע הסדר שלפיו מקום שבו מתעורר ספק אצל הנוטריון לגבי כושרו המשפטי של הלקוח לבצע את הפעולה, יבקש מן הלקוח אישור רפואי על כך שהוא בעל הבנה ואחראי למעשיו. בכל מקרה, על הנוטריון להשתכנע בכך שהלקוח מבין את משמעות הפעולה הנוטריונית המסויימת ואת תוצאותיה, שאם לא כן, לא יתן את האישור, וזאת בהתאם לתקנה 4(ד). כאשר מדובר בלקוח שהוא אדם עם מוגבלות, על הנוטריון לוודא כי בהינתן ההתאמות הנדרשות הלקוח מבין את משמעות הפעולה הנוטריונית המסוימת ואת תוצאותיה.

עשיית צוואה בפני נוטריון (תיקון תקנה 23)

התיקונים המוצעים לתקנה 23 כוללים הסדרה מעשית יותר של האפשרות של נוטריון להפקיד צוואה שערך הנוטריון, וזאת לבקשת המצווה. הצוואה ניתנת להפקדה על ידי התייצבות הנוטריון או מיופה כוחו אצל הרשם לענייני ירושה שבאזור פעולתו נעשתה הצוואה וכן באופן מקוון, ככל שהצוואה נערכה כמסמך נוטריוני אלקטרוני.

בנוסף לכך, מוצע להוסיף את תקנת משנה (ד), המתיר לנוטריון למסור את הצוואה המקורית ששמורה אצלו, במקרה בו נודע לנוטריון על מות המצווה. זאת, כדי ליישב בין הוראות סעיף 75(א) לחוק הירושה, התשכ"ה-1965 ("מי שיש בידו צוואה חייב למסרה, במקור או בהעתק מאושר, לרשם לעניני ירושה מיד לאחר שנודע לו על מות המצווה"), לבין הוראות תקנות 22 ו-26 לתקנות הנוטריונים, לפיהן על הנוטריון לשמור את המסמכים המקוריים במשרדו ולא להוציאם משם.

עדכון ההוראות בדבר שמירת מסמכים (תיקון תקנה 26(ד) והוספת תקנה 26א)

כיום נדרש הנוטריון לשמור בארון מתכת את כל מסמכיו, את החותם ואת הכרטסות שעליו לנהל.

נראה, כי אין הכרח דווקא בדרישה זו, שכן הצורך המהותי הוא בשמירה ראויה ובהפרדה בין מסמכי הנוטריון לבין יתר מסמכיו.

מוצע אפוא לתקן את התקנות באופן שתובהר מהות הדרישה ותכליתה כאשר הן המסמכים הדיגיטליים והן המסמכים הפיזיים יישמרו בנפרד ובאופן אשר יגן עליהם מפני נזק, שינוי או שימוש בלתי מורשה ואשר יבטיח את סודיות המסמכים.בנוסף לכך, כיום תיעוד פעולות הנוטריון נעשה באמצעות ניהול שלושה פנקסים:

כרטסת, פנקס צוואות ופנקס הוצאת מסמכים והחזרתם. בהמשך לתכלית הוספת תקנה 23א, מטרת הוספת תקנה 26א לאפשר הסדר דיגיטלי לצורך תיעוד הפעולות האמורות, וזאת כחלופה לתיעוד הפיזי. על פי הנוסח המוצע, תוטל על הנוטריון חובה לתעד את הפעולות במערכת תיעוד אלקטרונית, שהכניסה אליו טעונה הזדהות הנוטריון, ואשר תהיה מאובטחת ומגובה. כמו כן, על הנוטריון לוודא שלא ייעשה, על ידו או על ידי אחר, שום שינוי בתיעוד.

יודגש, כי על הנוטריון לתעד באופן אחיד את פעולותיו. בידיו הברירה אם לתעד את פעילותו באופן פיזי מלא או באופן דיגיטלי מלא, כאשר בכל אחת מהאופציות יהיה על הנוטריון לתעד באופן שבחר את כלל הפעולות שביצע, הן הפיזיות הן הדיגיטליות, וזאת ברצף.

חובת מיספור האישורים הנוטריונים באופן רציף תחול גם במעברים ההדדיים בין שתי החלופות של אופן תיעוד הפעולות.

עדכון הליך הטיפול בבקשות לרישיון נוטריון (תיקון תקנות 30 עד 32) – מוצע להתאים את נוסח ההסדר הנוגע להגשת בקשה לרישוי נוטריון באופן מקוון לפרקטיקה הנוהגת בפועל, תוך הפחתת הנטל הביורוקראטי הנדרש מן המבקש. כך, מוצע להבהיר, כי ניתן להסתפק בהגשת העתק של אישורים שונים תחת הגשת המקור.

בדומה, מוצע לוותר על דרישות תצהיר, ותחתיהן להסתפק בהסכמת המבקש לעיון במרשם הפלילי והמשמעתי, ואם וקיימים הליכים כאלה בחוץ לארץ – לדרוש המצאת הפרטים הנוגעים להם. בנוסף, חוק נוטריונים למסמכים יוצאי חוץ, התש"י-1950, הנזכר בפרט (9) לתקנות, בוטל בשנת 1976, ועל כן הרשעות משמעתיות של נוטריונים שקיבלו את רישיונם מכוחו, אינן רלבנטיות עוד, שכן לפי סעיף 2(א)(5) לחוק, ועדת הרישיונות נותנת דעתה להרשעות משמעתיות שהוטלו תוך 10 שנים לפני מתן הרישיון.

כמו כן, התיקון מטמיע את הוראות חוק המידע הפלילי ותקנת השבים, התשס"ט-2019. יצוין, כי הסמכות לעיין במרשם הפלילי והמשמעתי ולשקול את המידע הכלול בהם נתונה לוועדת הרישיונות הפועלת מכוח חוק הנוטריונים, וזאת מכוח סעיף 6 לחוק המרשם הפלילי ותקנת השבים, התשמ"א-1981 ומכוח סעיף 2 לחוק הנוטריונים, התשל"ו-1976. לאחר כניסתו לתוקף של חוק המידע הפלילי ותקנת השבים, התשס"ט-2019, הוועדה תהא מוסמכת לקבל את המידע בהתאם לסעיף 12 לחוק האמור.

הליך הענקת הרישיון כיום כולל פרסום שמות מבקשי הרישיונות וזאת מכוח סעיף 4 לחוק הנוטריונים. בתקנות נקבע כי הפרסום ימשך 30 יום ברשומות ובאמצעות הדבקת מודעות בבתי המשפט המחוזיים ובמשרדי מחוזות לשכת עורכי הדין, והכל לצורך מתן הזדמנות לציבור להגיש התנגדות.

היות שלמצער בשנים האחרונות הניסיון מלמד כי לא מוגשות התנגדויות, ועל מנת להפחית את הנטל הביורוקראטי והכספי הכרוך בפרסום כאמור, מוצע להמיר את הפרסום לפרסום באתר האינטרנט של משרד המשפטים ולקצר את תקופת הפרסום ל-15 יום בלבד.

תקופה זו תואמת את חובת הפרסום ביחס למתן רישיון לחוקרים פרטיים.

במסגרת טיוטת תקנות הנוטריונים (אישור נוטריוני אלקטרוני ותיקונים נוספים), התש"ף-2020 מבוקש לעגן את האפשרות לערוך אישור נוטריוני באמצעים אלקטרוניים.

מטרתו של תיקון זה הוא להתאים את הוראות השכר לאפשרות לעריכת אישור נוטריוני אלקטרוני.

אישור נוטריוני אלקטרוני הוא שקול לאישור נוטריוני פיזי, ומשכך השכר עבור שני האופנים למתן השירות הנוטריוני יהא זהה.

על כן, בכל מקום שבו קובעות התקנות שכר בגין מתן שירות נוטריוני, המשמעות היא כי ההוראה חלה גם על אישור נוטריוני אלקטרוני.

במובחן מאישור נוטריוני פיזי, לאישור נוטריוני אלקטרוני אין העתקים, שכן האישור האלקטרוני הוא כזה שניתן להשתמש בו ללא הגבלה כמותית וההעתק שלו למעשה מובנה בתוכו.

בכל הנוגע לקבלת העתק של האישור הנוטריוני, על פי התקנות כיום, כל העתק מתומחר בנפרד.

לאור ההבחנה האמורה, בכל הנוגע לאישור נוטריוני אלקטרוני אין צורך בהסדרת שכר עבור יצירת העתק, ויותר מכך, יש להבהיר כי ההוראות הקובעות שכר בגין העתק לא יחולו.

ואולם, על מנת לתת מענה למקרים בהם לקוח יבקש לערוך מסמך נוטריוני אלקטרוני ומסמך נוטריוני קשיח בעלי תוכן זהה, מוצע לקבוע כלל תמחור נפרד למקרים אלה שכן מלאכתו המהותית של הנוטריון (פעולת הזיהוי; הערכת מסוגלות החותם וכיו"ב) במקרים אלה נדרשת פעם אחת בלבד.

יתר על כן, בפן הפרקטי, נמצא כי היקף הביקוש להעתקים של האישור הנוטריוני הוא נמוך, ולפיכך לא נמצא צידוק להעלאת השכר עבור הנפקת אישור נוטריוני אלקטרוני – שכאמור, כולל בחובו העתק – ביחס לזה הפיזי.

כל זאת, בשים לב לשאיפה לתמרץ את הציבור הרחב, כמו גם את ציבור הנוטריונים, לעבור לעולם האלקטרוני.


אנו מעניקים שירותי נוטריון ואישורי נוטריון על פי התקנות המעודענות לשנת 2020 ונשמח לסייע
אנו מעניקים שירותי נוטריון ואישורי נוטריון על פי התקנות המעודענות לשנת 2020 ונשמח לסייע 050-6914314
השאר פרטים לייעוץ ללא התחייבות